Wybór odpowiedniej szafy nie powinien opierać się wyłącznie na wyglądzie lub cenie. Znaczenie mają także rozmiar firmy, rodzaj dokumentów, poziom poufności, dostępna przestrzeń, materiał wykonania oraz obowiązujące przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji.
W tym poradniku wyjaśniamy, jaka szafa na dokumenty do firmy sprawdzi się w małym lub średnim biurze, jakie zabezpieczenia warto uwzględnić, jakich błędów unikać i jak przygotować się do zakupu.
Szafa metalowa na dokumenty – kiedy warto ją wybrać?
Szafa metalowa na dokumenty sprawdzi się wtedy, gdy Twoja firma potrzebuje trwałego, stabilnego i praktycznego mebla do przechowywania firmowych dokumentów. Metalowa konstrukcja jest dobrym wyborem do miejsc intensywnie użytkowanych, ale poziom bezpieczeństwa zależy także od zamka, organizacji dostępu i procedur firmy.
| Typ szafy | Materiał | Poziom zabezpieczeń | Przykładowe zastosowanie |
| Szafa metalowa aktowa | Metal | Podstawowy lub podwyższony, zależnie od zamka | Segregatory, akta firmowe, dokumenty administracyjne |
| Szafa kartotekowa | Metal lub laminat | Zależny od konstrukcji i zamka | Kartoteki, teczki osobowe, dokumenty ułożone alfabetycznie |
| Szafa zamykana na klucz | Metal lub płyta laminowana | Podstawowa kontrola dostępu | Dokumenty bieżące i wewnętrzne |
| Szafa z szufladami | Metal | Wygodna segregacja i zamknięcie szuflad | Akta pracownicze, kartoteki, dokumentacja działowa |
| Szafa archiwalna | Najczęściej metal | Zależny od modelu | Dokumenty rzadziej używane, archiwum firmowe |
Jakie zabezpieczenia powinna mieć szafa na dokumenty?
Szafa na dokumenty powinna mieć zabezpieczenia dopasowane do poziomu poufności przechowywanych materiałów. W wielu firmach wystarczy solidny zamek na klucz, ale przy dokumentach kadrowych, finansowych lub zawierających dane osobowe warto zadbać także o procedury dostępu i odpowiednie miejsce ustawienia szafy.
Wymogi prawne a przechowywanie dokumentów firmowych
Dokumentacja firmowa powinna być przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami, które mogą określać czas archiwizacji, zasady poufności i wymagania dotyczące zabezpieczeń. Szczegóły wynikają m.in. z następujących aktów prawnych:
- Ordynacja podatkowa (art. 86 §1) – dokumenty podatkowe co do zasady przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Ustawa o rachunkowości (art. 74) – księgi rachunkowe oraz dokumenty księgowe przechowuje się zwykle przez 5 lat, a w przypadku sprawozdań finansowych – co najmniej 5 lat (w zależności od rodzaju dokumentu).
- Kodeks pracy (art. 94 pkt 9b oraz art. 94(5)) – akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy (dla starszych okres może wynosić 50 lat, jeśli nie złożono raportów ZUS RIA).
- RODO (Rozporządzenie 2016/679) – nakłada obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych (art. 5 i 32), w tym ochrony przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – reguluje zasady przechowywania i brakowania dokumentacji w instytucjach publicznych oraz częściowo w podmiotach realizujących zadania publiczne.
Przykład wyboru szafy dla małej firmy
Załóżmy, że mała kancelaria lub biuro rachunkowe potrzebuje szafy na umowy, dokumenty klientów, dokumentację księgową i akta pracownicze. Część dokumentów jest używana regularnie, a część powinna być przechowywana przez kilka lat. Firma ma ograniczoną przestrzeń, ale potrzebuje porządku i podstawowej kontroli dostępu.
W takim przypadku dobrym rozwiązaniem może być Szafa biurowa ze skrytką BUS/3.100 1920x1000x420 (https://wyposazeniegaudia.pl/produkt/szafa-biurowa-ze-skrytka-bus-3-100-1920x1000x420/) jest to model z regulowanymi półkami i możliwością przechowywania segregatorów w pionie. Dodatkowa skrytka w niej może posłużyć do przechowywania akt osobowych.
Dowiedz się również: Jak wybrać szafę metalową do biura, firmy lub instytucji?
Podsumowanie – jaka szafa na dokumenty do firmy będzie najlepsza?
Najlepsza szafa na dokumenty do firmy to taka, która jest dopasowana do konkretnego zastosowania, a nie „uniwersalna do wszystkiego”. W praktyce oznacza to, że dla większości małych i średnich firm najlepszym wyborem metalowa szafa aktowa zamykana na klucz, z regulowanymi półkami i miejscem na standardowe segregatory (A4). Taki model łączy trwałość, wygodę użytkowania i podstawowy poziom bezpieczeństwa.
Przed zakupem warto więc odpowiedzieć sobie nie tylko na pytanie „jaka szafa?”, ale przede wszystkim: do czego dokładnie będzie używana. Dopiero wtedy można dobrać właściwy typ, rozmiar i poziom zabezpieczeń.
Skontaktuj się z nami a pomożemy Ci dobrać szafę dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy każda szafa metalowa nadaje się na dokumenty firmowe?
Nie każda szafa metalowa będzie dobrym wyborem do każdej firmy. Oprócz materiału trzeba sprawdzić pojemność, stabilność, sposób zamykania, układ półek i dopasowanie do rodzaju dokumentów.
Jakie zabezpieczenia są niezbędne w szafie na dokumenty?
Podstawowym zabezpieczeniem szafy na dokumenty jest zamek ograniczający dostęp osobom nieupoważnionym. Przy dokumentach kadrowych, finansowych lub poufnych ważne są także procedury dostępu i odpowiednie miejsce ustawienia szafy.
Czy każda szafa metalowa nadaje się na dokumenty firmowe?
Nie każda szafa metalowa będzie dobrym wyborem do każdej firmy. Oprócz materiału trzeba sprawdzić pojemność, stabilność, sposób zamykania, układ półek i dopasowanie do rodzaju dokumentów.
