Jak przechowywać dokumentację medyczną?

Placówki medyczne są zobowiązane do przechowywania dokumentów pacjentów zgodnie z zasadami zawartymi w RODO. Oprócz prowadzenia kartotek przez określony czas, muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji, zarówno przed czynnikami zewnętrznymi (np. wilgocią) jak i nieupoważnionym dostępem do poufnych danych.

Dokumentacja medyczna może być prowadzona zarówno w postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej. Proces odwzorowania cyfrowego umożliwia przekształcenie dokumentów w postaci papierowej w postać elektroniczną, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu dokumentacja może być przechowywana i udostępniana w systemie informacji w ochronie zdrowia, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i autoryzacji. Przechowywanie dokumentacji medycznej podlega również przepisom ustawy o prawach pacjenta oraz regulacjom dotyczącym ochrony zdrowia i systemu informacji w ochronie zdrowia.

Jednym z najczęściej wykorzystywanych sposobów na przechowywanie dokumentacji medycznej są szafy kartotekowe. Innym, choć znacznie mniej popularnym rozwiązaniem mogą być specjalistyczne wózki na dokumenty.

Niektóre dokumenty, które mają znaczenie historyczne lub archiwalne, mogą być przekazywane do narodowego zasobu archiwalnego.

Prawa pacjenta i dokumentacja medyczna

Prawdopodobnie zastanawiasz się, jakie dokładnie prawa przysługują Ci jako pacjentowi w zakresie Twojej dokumentacji medycznej. Cóż, są one jasno określone w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, co oznacza, że masz konkretne uprawnienia, które warto znać. Każdy podmiot, który udziela Ci świadczeń zdrowotnych, ma obowiązek przechowywać Twoją dokumentację medyczną przez odpowiedni czas – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w Twojej karcie. Jeśli chodzi o dokumentację medyczną dotyczącą dzieci, to okres ten jest wydłużony, co ma sens, ponieważ pozwala to na zapewnienie ciągłości opieki zdrowotnej przez wiele lat, co jest bardzo istotne w przypadku młodych pacjentów.

Jako pacjent masz pełne prawo do wglądu w swoją dokumentację medyczną oraz do otrzymania jej kopii – to podstawowe uprawnienie, które należy Ci się bez wyjątku. Co więcej, możesz także upoważnić wybraną przez siebie osobę do uzyskania dostępu do dokumentacji lub jej wydania, co może być bardzo praktyczne w różnych sytuacjach życiowych. W sytuacji, gdy nie jesteś w stanie samodzielnie odebrać dokumentacji – na przykład z powodu choroby czy innych okoliczności – prawo to przysługuje Twojemu przedstawicielowi ustawowemu lub osobie, którą upoważniłeś. W przypadku likwidacji placówki medycznej, Twoja dokumentacja medyczna powinna zostać przekazana podmiotowi przejmującemu jej zadania lub, jeśli taki nie istnieje, odpowiedniemu wojewodzie, więc nie musisz się martwić o jej utratę.

Bardzo istotną kwestią, o której warto wiedzieć, jest to, że dokumentacja medyczna przeznaczona do zniszczenia musi być niszczona w sposób, który całkowicie uniemożliwia identyfikację pacjenta. Dzięki temu Twoje dane osobowe i wrażliwe informacje pozostają odpowiednio chronione, co jest kluczowe dla Twojego bezpieczeństwa i prywatności. Rzecznik Praw Pacjenta czuwa nad przestrzeganiem Twoich praw jako pacjenta, w tym nad prawidłowym przechowywaniem dokumentacji medycznej oraz jej udostępnianiem zgodnie z obowiązującymi przepisami, więc masz gdzie szukać pomocy w przypadku problemów.

Przechowywanie dokumentacji medycznej – wymagania RODO

Sposób przechowywania dokumentów medycznych warunkuje unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO). Dana placówka medyczna musi przechowywać dokumentację pacjentów przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano wpisu. Od tej sytuacji są jednak wyjątki. W przypadku śmierci świadczeniobiorcy w wyniku uszkodzenia ciała lub zatrucia, a także dokumentów zawierających informacje niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników, okres ten wydłuża się do 30 lat. Znacznie krócej przechowuje się zdjęcia rentgenowskie (gdy znajdują się poza dokumentacją medyczną), tj. 10 lat. Dokumenty dotyczące dzieci do 2 lat należy składować przez 22 lata.

W przypadku skierowań na badania lub zleceń lekarza okres przechowywania dokumentów wynosi:

• 5 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia;
• 2 lata – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie i jeśli pacjent nie zgłosił się w ustalonym terminie do wykonania świadczenia.

Po upływie tych okresów należy zniszczyć dokumentację lub wydać pacjentowi, jego przedstawicielowi lub upoważnionej osobie. Dokumenty medyczne muszą być przechowywane w bezpieczny sposób. Przychodnie, szpitale i gabinety lekarskie najczęściej korzystają w tym celu z szaf kartotekowych, rzadziej z wózków na dokumenty medyczne.

Szafy kartotekowe – skuteczne przechowywanie dokumentacji medycznej

Szafa kartotekowa umożliwia łatwe posegregowanie dokumentów i jednocześnie zapewnia ich odpowiednią ochronę przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich. Może być wykonana z drewna lub metalu. Szczególnie polecane jest to drugie rozwiązanie. Meble metalowe są dużo bardziej trwałe i wytrzymałe, a także charakteryzuje je większa odporność na czynniki zewnętrzne.

Znaczna większość placówek medycznych decyduje się na zakup szaf kartotekowych B5. Wynika to z faktu, że dokumenty pacjentów najczęściej są przechowywane w kopertach o tym formacie (oczywiście producenci oferują także meble dla innych formatów, np. A4 czy A5). Metalowe szafy na dokumentację medyczną są wykonane z blachy stalowej, która jest pokryta farbą proszkową. Dzięki temu są nie tylko estetyczne, ale także odpowiednio zabezpieczone przed korozją. Mogą występować w różnych kolorach; istnieje także możliwość zamówienia mebli dwukolorowych. Dodatkowo spełniają wymagania RODO.

Szafy kartotekowe są zamykane na klucz, często także z opcją blokady wysuwu. Blokada która umożliwia wysunięcie tylko jednej szuflady stała się właściwie już standardem. Zabezpiecza to mebel przed przewróceniem. Niektóre modele posiadają dodatkowo stopki regulacyjne, które pozwalają na wypoziomowanie mebla. Szafy na dokumenty medyczne mogą mieć nawet do 7 szuflad i/lub nadstawki – to dobre rozwiązanie, jeśli dokumentacja ma być przechowywania w małym pomieszczeniu.

Czy wózki na dokumenty medyczne to dobre rozwiązanie?

Innym sposobem na przechowywanie dokumentacji medycznej jest korzystanie ze specjalnych wózków. Również są wykonane z blachy pokrytej farbą proszkową i dodatkowo posiadają blat (wykonany np. z ABS), który może być dodatkową powierzchnia roboczą, jeśli chcemy szybko i wygodnie coś napisać, np. sporządzić krótkie notatki. Wózki na dokumenty medyczne mogą być także wyposażone w dodatkowe akcesoria, np. schowek wielofunkcyjny czy uchwyt na akta.

Choć niewątpliwą zaletą tych mebli jest mobilność, przychodnie, szpitale i gabinety lekarskie stosunkowo rzadko decydują się na ich wykorzystywanie do przechowywania dokumentów medycznych. Są przede wszystkim dużo droższe od szaf kartotekowych i mają mniej miejsca na dokumentację. Dodatkowo biorąc pod uwagę fakt, iż szafki na dokumenty medyczne także mogą posiadać koła, zakup specjalistycznego wózka nie wydaje się być najlepszym pomysłem. Taka inwestycja zwyczajnie się nie opłaca.

Inne wyposażenie placówek medycznych

Szpitale, przychodnie czy gabinety chętnie korzystają także z dodatkowego wyposażenia, takiego jak np. biurka lekarskie, stoliki chirurgiczne, wózki anestezjologiczne i opatrunkowe czy szafy medyczne. Meble do placówek medycznych muszą charakteryzować się odpowiednią trwałością i być wykonane z mocnych materiałów. Dzięki temu dobrze sprawdzą się nawet w najtrudniejszych warunkach.

Więcej informacji o tych meblach znajdziesz tutaj: Meble do placówek medycznych – metalowe rozwiązania do zadań specjalnych.