Przechowywanie akt osobowych pracowników to nie tylko obowiązek prawny, ale także kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej organizacji. Właściwe podejście do archiwizacji tych dokumentów wpływa na bezpieczeństwo danych oraz efektywność działań kadrowych. Zatem, jak skutecznie zarządzać i przechowywać akta osobowe, aby spełniały wymogi prawne i były łatwo dostępne w razie potrzeby?
Jak przechowywać akta osobowe pracownika? Podstawowe zasady i wymagania
Pracodawca ma obowiązek nie tylko prowadzić, ale również przechowywać akta osobowe pracowników w sposób, który zapewnia ich integralność, poufność i dostępność. Poniżej przedstawiam kluczowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji:
Forma przechowywania
Akta mogą być w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku wersji elektronicznej istotne jest, aby spełniała określone wymogi techniczne, takie jak stosowanie odpowiednich zabezpieczeń oraz systemów zarządzania danymi. Natomiast w przypadku wersji papierowej akta osobowe należy przechowywać w specjalnych szafkach, takich jak szafy aktowo-osobowe oraz szafy do kart osobowych, zapewniających właściwą ochronę i porządek dokumentacji.
Okres przechowywania
Dokumenty pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku powinny być przechowywane przez 10 lat. Z kolei akta osób, które rozpoczęły pracę przed 1 stycznia 1999 roku, muszą być zachowane przez 50 lat.
Zabezpieczenie dokumentów
Pracodawca ma obowiązek chronić akta przed uszkodzeniem, zniszczeniem oraz nieautoryzowanym dostępem. Dlatego warto wprowadzić różnorodne środki bezpieczeństwa, takie jak:
- fizyczne zabezpieczenia, na przykład zamykane pomieszczenia,
- cyfrowe zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych,
- procedury dostępu, które ograniczają dostęp do osób uprawnionych.
Efektywne zarządzanie aktami osobowymi to nie tylko kwestia przestrzegania przepisów prawa, ale także istotny element usprawniający pracę działu kadr w firmie. Pracodawcy powinni regularnie przeglądać i aktualizować procedury archiwizacji dokumentów, aby były zgodne z obowiązującymi regulacjami oraz najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych osobowych.
Okres przechowywania akt osobowych – ile lat i od kiedy liczyć?
Okres przechowywania akt osobowych pracowników jest regulowany przez przepisy prawa i różni się w zależności od daty ich zatrudnienia.
Dla osób, które rozpoczęły pracę po 31 grudnia 2018 roku, dokumentację należy przechowywać przez 10 lat. Z kolei akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku muszą być zachowane przez 50 lat.
Po zakończeniu umowy o pracę dokumenty powinny być przechowywane jeszcze przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany. Na przykład, jeśli umowa zakończyła się w 2023 roku, akta będą dostępne do końca 2033 roku.
Gdy minie wymagany okres przechowywania, pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumenty w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Ważne jest także, aby pracownik został poinformowany o czasie przechowywania jego akt oraz o możliwości ich odbioru po zakończeniu tego okresu.
Podsumowując:
- Pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 r.: akta przechowuje się przez 10 lat.
- Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.: okres ten wynosi 50 lat.
- Po rozwiązaniu umowy: dokumentacja powinna być przechowywana przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego.
- Po upływie tego czasu akta muszą zostać trwale zniszczone.
Warunki przechowywania akt osobowych – zapewnienie poufności i bezpieczeństwa
Przechowywanie akt osobowych pracowników to zadanie, które wymaga szczególnej uwagi w zakresie poufności i bezpieczeństwa. Pracodawcy muszą spełniać określone normy, które chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem oraz innymi potencjalnymi zagrożeniami. Dokumenty mogą być przechowywane zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, przy czym w przypadku tej drugiej formy konieczne jest wdrożenie odpowiednich wymagań technicznych, w tym skutecznych zabezpieczeń.
Aby skutecznie chronić akta osobowe, pracodawcy powinni zastosować zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne. Do kluczowych działań można zaliczyć:
- zabezpieczenie przed uszkodzeniem i zniszczeniem,
- utrzymanie poufności danych,
- zapewnienie integralności oraz dostępności informacji.
W przypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej systemy muszą być zaprojektowane tak, aby uniemożliwiały nieautoryzowany dostęp. Obejmuje to stosowanie silnych haseł, szyfrowanie danych oraz regularne aktualizacje oprogramowania, co jest niezbędne dla utrzymania wysokiego poziomu bezpieczeństwa.
Pracownicy mają prawo do wglądu w swoje akta osobowe, co oznacza, że pracodawca powinien stworzyć bezpieczne warunki ich udostępniania. Dodatkowo istotne jest prowadzenie ewidencji dostępu do tych dokumentów, co umożliwia monitorowanie wszelkich działań związanych z danymi osobowymi.
Zarządzanie aktami osobowymi wymaga nieustannego nadzoru oraz ścisłego przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych. Kluczowe znaczenie ma stosowanie się do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., które określa zasady ochrony danych osobowych w miejscu pracy.
Zasady niszczenia akt osobowych po upływie okresu przechowywania
Pracodawca ma obowiązek zniszczyć akta osobowe po upływie określonego czasu ich przechowywania, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Kluczowe jest, aby dokumenty zostały zniszczone w sposób, który uniemożliwi ich odtworzenie. Dotyczy to zarówno akt przechowywanych przez 10 lat, jak i tych, które muszą być przechowywane przez 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia.
Równie istotne jest prowadzenie rejestru zniszczonych dokumentów. W tym rejestrze powinny znaleźć się kluczowe informacje, takie jak:
- rodzaj dokumentów,
- data ich zniszczenia,
- metoda, jaką zastosowano do zniszczenia.
Proces niszczenia akt osobowych musi być zgodny z regulacjami RODO oraz ustawą o ochronie danych osobowych z 2018 roku. Oznacza to, że proces ten powinien zapewniać całkowitą nieodwracalność oraz poufność. Warto również pamiętać, że niszczenie bez odpowiedniego upoważnienia może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym kary do 2 lat pozbawienia wolności.
Były pracownik ma prawo odebrać swoje dokumenty w ciągu miesiąca po zakończeniu okresu ich przechowywania. Pracodawca z kolei ma możliwość zniszczenia tych akt do 12 miesięcy po upływie tego terminu.
Możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 roku, pracodawcy mają możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji kadrowej do 10 lat, licząc od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy. To istotna zmiana, która znacząco ułatwia zarządzanie aktami osobowymi.
Nowe regulacje wprowadzają również możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Dzięki temu, dla nowych pracowników, czas przechowywania akt można zredukować z 50 do 10 lat. Elektronizacja dokumentów nie tylko poprawia efektywność zarządzania, ale także pozwala na obniżenie kosztów administracyjnych, które wcześniej szacowano na około 130 milionów złotych rocznie w Polsce.
Warto jednak pamiętać, że w przypadku toczącego się postępowania sądowego, okres przechowywania dokumentów może zostać wydłużony. Może trwać aż do prawomocnego zakończenia sprawy lub o dodatkowy rok, jeśli pracodawca nie jest stroną tego postępowania.
Aby móc skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, pracodawca zobowiązany jest do regularnego przesyłania rozszerzonych raportów do ZUS. Te raporty zawierają istotne dane, które są niezbędne do ustalenia świadczeń emerytalnych i rentowych pracowników.
Podsumowując, nowe przepisy wprowadzają większą elastyczność w zakresie przechowywania akt osobowych, co pozwala organizacjom lepiej dostosować procesy kadrowe do ich specyficznych potrzeb.
