Jaką klasę szafy na dokumenty wybrać: A, B czy C?

Przy zakupie szafy na dokumenty można spotkać oznaczenia klasa A, klasa B i klasa C. Nie są to umowne poziomy jakości. Oznaczają klasy szaf stalowych stosowanych do ochrony informacji niejawnych. To, którą klasę należy wybrać, zależy przede wszystkim od klauzuli materiałów oraz przepisów i wymagań obowiązujących daną jednostkę.

W jednostkach podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych zastosowanie tych klas opisuje Zarządzenie nr 59/MON Ministra Obrony Narodowej z 11 grudnia 2017 r. W artykule wyjaśniamy oznaczenia użyte w tym zarządzeniu i pokazujemy, na co zwrócić uwagę przed zakupem.

Co oznaczają klasy A, B i C szaf na dokumenty?

Zgodnie z § 5 ust. 2 Zarządzenia 59/MON poszczególne klasy szaf stalowych są przeznaczone do przechowywania materiałów o następujących klauzulach:

Klasa C obejmuje więc najwyższą z wymienionych klauzul, a klasa A jest przeznaczona do materiałów oznaczonych klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone”. Nie oznacza to, że każda firma musi kupić szafę klasy A, B lub C do przechowywania swoich dokumentów.

Klasa szafy a klauzula tajności – jaka jest różnica?

Klasa A, B lub C opisuje szafę i wymagania dotyczące jej zabezpieczeń. Z kolei „zastrzeżone”, „poufne”, „tajne” i „ściśle tajne” to klauzule informacji niejawnych. Są to dwa różne oznaczenia, których nie należy używać zamiennie.

Przykładowo umowa handlowa, dokumentacja kadrowa lub dokument zawierający dane osobowe mogą wymagać starannej ochrony. Nie stają się jednak automatycznie informacjami niejawnymi o ustawowej klauzuli „poufne” tylko dlatego, że firma uważa je za poufne.

Kiedy wybrać szafę na dokumenty klasy A?

W systemie opisanym w Zarządzeniu 59/MON szafa stalowa klasy A jest przeznaczona do materiałów oznaczonych klauzulą „poufne” lub „zastrzeżone”.

Certyfikowaną szafę klasy A można również wybrać dobrowolnie do przechowywania ważnej dokumentacji firmowej, na przykład akt, umów czy dokumentów zawierających dane osobowe. W takim przypadku zakup wynika z potrzeb organizacji, a nie z tego, że dokumenty automatycznie otrzymują klauzulę informacji niejawnych.

Zobacz dostępne szafy na dokumenty klasy A .

Kiedy potrzebna jest szafa klasy B?

Szafa klasy B jest według Zarządzenia 59/MON przeznaczona do przechowywania materiałów oznaczonych klauzulą „tajne”. Można w niej przechowywać również materiały o niższych klauzulach: „poufne” i „zastrzeżone”.

Jeżeli specyfikacja zakupu wymaga klasy B, sprawdź dokumenty potwierdzające klasę konkretnego modelu. Sam opis „szafa wzmocniona” lub „szafa bezpieczna” nie potwierdza spełnienia wymagań tej klasy.

Sprawdź szafy na dokumenty klasy B .

Do czego służy szafa na dokumenty klasy C?

Szafa klasy C jest przeznaczona do przechowywania materiałów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”. Obejmuje także niższe klauzule: „tajne”, „poufne” i „zastrzeżone”. Zarządzenie przewiduje dla niej wyższe wymagania konstrukcyjne i dotyczące zabezpieczeń niż dla klasy A.

Wyższa klasa nie jest jednak automatycznie właściwym wyborem dla każdej organizacji. Jeśli dokumentacja nie podlega przepisom o ochronie informacji niejawnych, dobór szafy powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom i ocenie ryzyka.

Zobacz szafy na dokumenty klasy C .

Czy RODO wymaga szafy klasy A, B lub C?

Nie. RODO nie wskazuje konkretnej klasy szafy do przechowywania papierowych dokumentów zawierających dane osobowe. Wymaga zastosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

Firma może zatem dobrowolnie wybrać certyfikowaną szafę jako element ochrony dokumentacji pracowniczej lub dokumentów klientów. Nie należy jednak przedstawiać klasy A, B lub C jako uniwersalnego obowiązku wynikającego z RODO.

Jak sprawdzić, czy szafa ma certyfikat klasy A, B lub C?

Jeżeli określona klasa jest wymagana, przed zakupem sprawdź certyfikat odnoszący się do oferowanego modelu. Załącznik nr 2 do Zarządzenia 59/MON przewiduje dla szaf każdej z klas A, B i C certyfikat wydany przez jednostkę certyfikującą akredytowaną w krajowym systemie akredytacji.

Szafa powinna mieć również tabliczkę wydaną przez taką jednostkę, zamontowaną po wewnętrznej, górnej stronie drzwi. Tabliczka zawiera między innymi:

• nazwę wyrobu oraz dane identyfikujące producenta,
• typ i numer modelu,
• numer fabryczny i rok produkcji,
• klasę wyrobu i numer certyfikatu,
• masę szafy.

Przy zamówieniu sprawdź też wymiary, pojemność, układ półek, rodzaj zamka oraz warunki wniesienia i montażu. Jeśli zakup odbywa się na podstawie specyfikacji przetargowej, porównaj z nią dokumentację wybranego modelu.

Klasy A, B i C a oznaczenia Typ 1, Typ 2, Typ 3 oraz S1 i S2

Na opisach szaf można znaleźć również inne oznaczenia. W kategorii K1 Zarządzenia 59/MON Typ 1 oznacza szafę stalową spełniającą wymagania klasy A, Typ 2 – klasy B, a Typ 3 – klasy C.

Oznaczenia stosowane w innych przepisach oraz klasy S1 i S2 należy sprawdzać w odniesieniu do wskazanej przy produkcie podstawy prawnej lub normy. Nie warto zakładać, że dwa podobnie brzmiące oznaczenia zawsze opisują ten sam rodzaj zabezpieczenia.

Jaką klasę szafy na dokumenty wybrać? Podsumowanie

Jeśli zakup wynika z wymagań dotyczących ochrony informacji niejawnych, zacznij od ustalenia najwyższej klauzuli materiałów, które będą przechowywane. W systemie opisanym w Zarządzeniu 59/MON klasa A obejmuje „poufne” i „zastrzeżone”, klasa B również „tajne”, a klasa C również „ściśle tajne”. Następnie sprawdź wymagania obowiązujące daną jednostkę i dokumenty potwierdzające klasę konkretnej szafy.

Do zwykłej dokumentacji firmowej szafę certyfikowaną można wybrać dobrowolnie. Jeśli porównujesz dostępne modele, przejrzyj wszystkie szafy na dokumenty w ofercie Gaudia i dobierz rozwiązanie do rodzaju dokumentów oraz sposobu korzystania z nich.